《電子檔案管理辦法》每章內容總結+劃重點

2024/11/12 18:32:08         來源:         作者:小博        瀏覽量:  1

2024年11月1日起,國家檔案局第22號令《電子檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)

正式施行。《辦法》就進一步加強和規范電子檔案管理工作,確保電子檔案真實、完整、可用、安全,對電子檔案全過程管理提出規范要求。

 

《辦法》共七章三十八條。明確了電子檔案的定義及“來源可靠、程序規范、要素合規”的具體要求和全過程管理原則。規定了檔案主管部門、電子檔案形成單位、檔案館的職責。對電子文件整理與歸檔、電子檔案移交與接收、電子檔案保管與處置、電子檔案開放與利用等方面提出明確要求。對檔案館和形成檔案的機關、團體、企業事業單位以及其他組織規范開展相關工作具有指導意義。

 

 

《辦法》各章內容總結

現將各章內容總結及

企業單位可重點關注的內容

梳理如下,以共同參考探討

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第一章 總則

8條,明確了電子檔案管理的目的及適用范圍,提出了電子檔案的定義及應符合的要求,包括來源可靠、程序規范、要素合規,并對組織機構在設施設備、電子檔案全過程管理等方面提出了要求。

 

劃重點:

1、組織機構應當確保電子檔案來源可靠程序規范要素合規電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力

2、組織機構應當加強電子檔案全過程管理,確保各環節的應用系統之間相互銜接

3、電子檔案管理的全過程應當符合國家相關法律法規要求,確保電子檔案的安全。

 

第二章 機構及其職責

5條,明確了國家檔案主管部門、各級檔案主管部門和各類組織機構、檔案館在電子檔案管理工作中的職責,并提出檔案主管部門應當加強與相關部門協同組織機構應支持電子檔案管理人員接受專業培訓。

 

劃重點:

組織機構應當將電子檔案管理納入本單位信息化建設規劃,建立健全電子檔案管理制度和規范,配備滿足管理需要的信息化基礎設施。

 

第三章 電子文件整理與歸檔

6條,規定了電子文件整理及歸檔的具體要求,包括歸檔管理辦法、歸檔范圍、保管期限、整理及歸檔步驟等方面,確保電子文件的真實性、完整性、可用性、安全性。

 

劃重點:

1、各類組織機構應當依法依規整理與歸檔屬于歸檔范圍的電子文件,保證電子文件真實、完整、可用、安全,且各系統的歸檔功能應符合相關標準規范;

2、電子文件形成部門應當在電子文件形成、辦理、收集過程中完成保管期限鑒定、分類、命名等工作,確保符合歸檔要求且完整采集描述文件的元數據及管理過程元數據。

 

第四章 電子檔案移交與接收

4條,提出了電子檔案移交檔案館的相關要求,包括移交期限、移交格式、移交方式、接收程序等,以確保移交的規范性與安全性。

 

劃重點:

各類組織機構向檔案館移交電子檔案,應當按照相關標準規范通過真實性、完整性、可用性、安全性檢測,且不保留電子印章的數字簽名信息,已加密檔案需去除加密后移交,移交的電子檔案應附具到期開放意見、政府信息公開情況、密級變更情況等

 

第五章 電子檔案保管與處置

7條,規定了電子檔案的保管、備份、轉換遷移、保管期鑒定及銷毀的相關要求當中強調了數據備份,明確了備份方式、備份介質、異地和災難備份等備份要求

 

劃重點:

1、組織機構應當加強電子檔案備份工作完整備份電子檔案、電子檔案管理信息系統等;應當在磁介質、光介質、縮微膠片等介質中選擇至少兩種符合長期安全管理要求的存儲介質,以在線方式和離線方式保存至少三套完整數據,每種介質上保存一套完整數據, 一套在線應用,兩套備份;

2、電子檔案銷毀工作應當遵守國家有關規定,履行相關手續,且應從在線存儲設備、容災備份等系統和離線存儲介質中徹底刪除,并記錄相關信息。

 

第六章 電子檔案開放與利用

6條,強調了電子檔案開放與利用應制度化、規范化包括組織機構建立利用制度、構建利用平臺、開展開發工作,利用者合法利用,主管部門推動共享利用等,推動與確保電子檔案的安全高效利用。

 

劃重點:

組織機構應當建立電子檔案利用制度,利用政務網、互聯網等渠道實現電子檔案便利、高效、安全利用;利用者利用電子檔案,應當遵守國家有關法律法規和檔案利用的規定

 

第七章 附則

2條,明確了《辦法》的解釋權及施行時間。

 

會博通數字檔案管理系統

會博通檔案管理系統,遵循國家檔案管理相關法規標準設計,可支撐組織機構依照《電子檔案管理辦法》及相關法規要求,實現電子檔案的合規化管理。

 

1、支撐電子檔案全過程管理會博通系統提供檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、利用、編研、注銷等全生命周期管理功能,可實現電子檔案全過程一站式管理。

 

2、與應用系統無縫對接:會博通系統支持多種錄入方式,并可OA、ERP等各類系統對接,接收相關電子文件、附件及其元數據、甚至管理痕跡,輔助應歸盡歸,完整采集。

 

3、支持四性檢測:支持涵蓋收集、存儲、移交三個環節的四性檢測,確保電子檔案真實、完整、可用、安全檢測策略可供按需自定義

 

4、支持流程設計:提供流程管理功能,可自定義設計如檔案移交、借用、銷毀等幾乎所有工作流程,流程節點、表單均可自定義,支撐規范管理需求。

 

5、多維安全策略:系統具SSL加密傳輸、強密碼登錄控制、機器指紋登錄、MD5加密存儲、文檔防擴散水印用戶行為/文件操作日志等安全機制,多維度守護電子檔案安全。

 

至今,會博通系統應用用戶超數萬,服務網絡覆蓋全國多個省市,獲得了眾多黨政機關、企事業單位客戶的認可。歡迎訪問會博通公眾號或官網預約演示

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